เมื่อเราเข้าใจและกำหนดกรอบของมาตรฐาน ที่ต้องการจะสร้างขึ้นมาแล้ว ปัญหาของเกือบทุกการสร้างมาตรฐานก็คือ แล้วจะเริ่มต้นทำงานอย่างไร อีกนั่นแหละครับ บทความตอนนี้ผมนำความคิดเห็นเฉพาะตัวของผม ซึ่งได้จากประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมา ทั้งในส่วนของการเป็นผู้รับผิดชอบในการกำหนดมาตรฐาน เป็นคณะทำงาน รวมทั้งประสบการณ์ในการเป็นที่ปรึกษาของคณะทำงานชุดต่างๆ มามากมาย ซึ่งนั่นไม่ได้หมายความว่ากระบวนวิธีที่ผมนำมาแลกเปลี่ยนนี้ จะดีที่สุดสำหรับการทำงานในทุกระบบ แต่อาจจะใช้ได้ หรือใช้ไม่ได้ ทั้งนี้เพราะการกำหนดมาตรฐานสำหรับแต่ละเรื่องนั้นจะมีข้อกำหนด เงื่อนไข หรือลักษณะการนำไปใช้ที่แตกต่างกัน แต่ผมก็หวังว่าแนวคิดของผมพอจะเป็นแนวทางให้คนที่เข้ามาอ่านได้คิด ได้เห็นวิธีการ เพื่อจะเป็นข้อมูลในการหากระบวนวิธีที่เหมาะสม กับการทำงานของท่านต่อไปครับ

จากประสบการณ์ของผมพบว่า ถ้าต้องการกำหนดมาตรฐานสำหรับการทำงานใดๆ สิ่งที่จะต้องพึงระลึกไว้เสมอก็คือ

1. มาตรฐานนั้นจะต้องได้รับการยอมรับจากกลุ่มเป้าหมาย เพราะการมีมาตรฐานที่ดี ไม่ใช่เพียงการมีเนื้อหาที่ดี แต่การเป็นมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับ เป็นกลาง ไม่ยึดติด และมีความยืดหยุ่นต่อการใช่งานที่หลากหลาย จะเป็นมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับได้มากกว่า มาตรฐานที่มีลักษณะตรงกันข้าม

2. มาตรฐานที่กำหนดขึ้นมานั้นทำเพื่อวัตถุประสงค์อะไร เช่น เพื่อให้เกิดการใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือ เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยน เชื่อมโยงกันได้ หรือเพื่อวัตถุประสงค์อะไร ดังนั้น ถ้ายังยึดเป้าที่ถูกต้อง การกำหนดมาตรฐานจะไม่เขวหรือเพี้ยนไปจากที่ควรจะเป็น

ดังนั้น เพื่อให้เป็นมาตรฐานที่มีคุณลักษณะดังกล่าวนี้ วิธีการที่ผมมักจะใช้ในการกำหนดมาตรฐานก็คือ

1. กำหนดคณะทำงาน ซึ่งไม่ได้หมายความว่าต้องแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ เป็นคำสั่งอะไรทางราชการ แต่ในความหมายว่าควรจะมีคนที่เกี่ยวข้อง ทั้งในส่วนของผู้ใช้ ผู้สร้างข้อมูล ผู้พัฒนาระบบงานที่เกี่ยวข้อง เข้ามาร่วมเป็นคนกำหนดมาตรฐาน เพื่อจะได้รับรู้ลักษณะ ข้อจำกัด ปัญหา และที่สำคัญได้รับการยอมรับ ในลักษณะของการที่แต่ละคนที่เกี่ยวข้องมีส่วนร่วมในการกำหนดมาตรฐาน ดังนั้น ผลลัพธ์ที่คาดหวังในส่วนนี้คือ มีคณะทำงานทั้งแบบทางการ หรือไม่เป็นทางการ ที่มาร่วมแลกเปลี่ยนข้อมูล และกำหนดมาตรฐานที่สามารถยอมรับได้ในอนาคตต่อไป รวมทั้งจะได้เห็นมุมมองที่หลากหลาย มากกว่าการกำหนดมาตรฐานโดยใครคนใดคนหนึ่งเท่านั้น

2. แลกเปลี่ยนปัญหา เพื่อกำหนดว่าปัญหาใดเป็นปัญหาอันเนื่องมาจากการขาดมาตรฐาน เพื่อให้เห็นกรอบของมาตรฐาน และเข้าใจตรงกันว่าเราทำมาตรฐานเพื่ออะไร เพื่อแก้ปัญหา เพื่อการแลกเปลี่ยน เป็นต้น อย่างน้อยที่สุดกระบวนการนี้จะทำให้เราเห็นกรอบการทำงานที่ชัดเจน และน่าจะสามารถนำไปใช้ได้จริงต่อไปในภาคปฏิบัติ

3. สำรวจ ศึกษา และเปรียบเทียบมาตรฐานที่มีอยู่ในปัจจุบัน ผมยกตัวอย่างอย่างนี้ครับ ครั้งหนึ่งผมเคยเป็นที่ปรึกษาในการดิจิไทซ์ใบลาน ซึ่งหนึ่งในงานนี้ก็คือ การกำหนดมาตรฐานของการจัดเก็บข้อมูลใบลานในระบบคลังข้อมูล ซึ่งผมเริ่มจากการให้คณะทำงานสำรวจก่อนว่าในประเทศไทย และต่างประเทศ มีใครทำเรื่องนี้มาก่อนแล้ว และทำมาแล้ว ได้ผลลัพธ์เป็นอย่างไร เมื่อสำรวจได้แล้ว จึงเอามาตรฐานของการเก็บข้อมูลใบลานจากแต่ละที่มาลงในตาราง และหาส่วนที่ซ้ำกัน ซึ่งคาดเดาได้ว่าการที่แต่ละที่ใช้ข้อมูลส่วนนี้ซ้ำกัน แสดงว่าเป็นสาระสำคัญที่จำเป็น จากนั้นจึงเริ่มทำการพิจารณาจาก Minimal Set นี้แล้วคิดต่อไปว่าแค่นี้พอที่จะตอบคำถามเราได้ไหม ถ้าไม่ได้ควรจะมีอะไร ก็ทำอย่างนี้เรื่อยไป จนรูปแบบข้องข้อมูลเป็นที่ยอมรับของคณะทำงาน ซึ่งการกำหนดมาตรฐานในรูปแบบอื่นๆ ก็เช่นเดียวกันครับ การรู้ว่าปัจจุบันมีอะไร เป็นอย่างไร แล้วเปรียบเทียบ วิเคราะห์ และคิดต่อ เป็นเรื่องที่จำเป็นครับ

4. กำหนดมาตรฐาน ทดลองใช้งานจริง ประเมินผล และปรับปรุงแก้ไข เป็นส่วนงานที่สำคัญเพื่อที่จะให้สามารถมั่นใจได้ว่า มาตรฐานนั้นตั้งอยู่บนลักษณะงาน และเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง ซึ่งถ้าพบปัญหา ก็ควรจะมีการปรับปรุงแก้ไข จนถูกต้อง ซึ่งหลังจากถูกต้องแล้ว เมื่อเวลาผ่านไป เทคโนโลยีเปลี่ยนไป ก็ควรที่จะทบทวน และปรับปรุงมาตรฐานให้สอดคล้องกับสภาพเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปนั้น ยกตัวอย่างเช่น สมัยก่อนการออกแบบเว็บไซต์ เรากำหนดมาตรฐานความกว้างของหน้าจอไว้ว่า เว็บไซต์นั้นจะต้องสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องบนหน้าจอ 800 x 600 พิกเซล คือไม่เกิด Horizontal Scroll bar ขึ้นเมื่อใช้โปรแกรมเว็บบราวเซอร์ดู แต่พอมาถึงปัจจุบัน พบว่าเทคโนโลยีการแสดงผลได้รับการพัฒนาขึ้น มีจอชนิดใหม่ๆ และจอภาพขนาดใหญ่มีราคาถูกลง จนกลายเป็นมาตรฐานใหม่ ในการจัดชุดคอมพิวเตอร์ ทำให้ต้องมีการปรับปรุงมาตรฐานของการออกแบบเว็บไซต์ ให้สนับสนุนหน้าจอที่มีความกว้าง 1024 x 768 พิกเซล เป็นต้น

5. ทบทวน และปรับปรุงมาตรฐานในระยะเวลาที่เหมาะสม ซึ่งขึ้นอยู่กับแต่ละมาตรฐาน ว่าจะต้องเร็วหรือช้าเท่าไหร่ แต่ควรจะมีการทบทวนให้มาตรฐานนั้นสอดคล้องกับการทำงานจริง และเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปในปัจจุบันครับ ที่สำคัญการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดในมาตรฐาน ควรจะมีพื้นฐานอยู่บนเหตุและผลที่สามารถพิสูจน์ได้ เช่นมีสถิติการใช้งานที่แสดงถึงการใช้งานที่เปลี่ยนไปจากเดิม เป็นต้น ไม่ควรเป็นลักษณะของความรู้สึก หรือคิดเอาเองครับ

โดยปกติ ผมจะกำหนดแนวทางการทำงาน ในการร่างมาตรฐานดังที่กล่าวมาข้างต้น ซึ่งบางทีอาจจะรู้สึกว่ายุ่งยาก แต่สำหรับผมแล้ว การมีที่มาของมาตรฐานที่สามารถอธิบายได้ และการยอมรับและใช้มาตรฐานนั้นเป็นกรอบการทำงาน ถือเป็นเป้าหมายที่สำคัญ นั่งคือเหตุผลว่าทำไมถึงต้องมีขั้นตอนการทำงาน ดังที่กล่าวในบทความนี้ครับ

ในบทความตอนหน้าผมคิดว่าเป็นสิ่งที่อาจารย์บุญเลิศ อาจจะอยากฟังจากผม ซึ่งผมจะพูดถึงแนวคิดของผม ต่อกำหนดมาตรฐานข้อมูลหรือสารสนเทศดิจิทัล ว่าควรจะเป็นอย่างไร ซึ่งน่าจะเป็นบทความตอนสุดท้ายของชุดนี้ครับ

 

Tags: , , , , , ,